Desde siempre, la capacidad de comunicar efectivamente ha sido un atributo sumamente valioso para las empresas, porque les permite proyectar de forma adecuada su imagen y establecer vínculos con la audiencia, mantener la sinergia entre los miembros de su equipo y estar preparada para hacer frente y salir bien librada de cualquier escenario desfavorable.
¿Cómo afinar este importante aspecto? La respuesta es un plan de comunicación corporativa diseñado concienzudamente y que dé respuesta a todas y cada una de las necesidades comunicacionales de la empresa. Es un trabajo arduo pero necesario, y en este post te daremos las claves para que lo desarrolles con éxito. Veamos.
¿Qué es un plan de comunicación corporativa?
Un plan de comunicación corporativa es una guía o manual en el que se define la forma en que una empresa debe comunicarse tanto con su audiencia, como con los diferentes actores que hacen vida dentro de ella.
Es un documento amplio y más allá de incluir la misión, la visión y los valores de la organización, plantea objetivos comunicacionales y las acciones o estrategias para lograrlos. Incluyendo pautas que le dan personalidad al discurso global de la marca y lo unifican.
Entre sus beneficios se encuentran:
- Establecer un discurso claro y coherente, que denote transparencia y favorezca la confianza entre el público objetivo.
- Mejorar la imagen de la marca y cimentar de forma sólida su reputación.
- Tener a la mano estrategias rápidas y eficientes en casos de crisis de comunicación.
- Fortalecer la comunicación interna, favoreciendo la cohesión dentro de la organización.
- Mejorar el nivel de interacción y humanizar.
Los planes de comunicación corporativa suelen ser flexibles. Es decir, se pueden ajustar y optimizar en la medida en que se aplican, para de esa forma lograr los mejores resultados.
Estructura del plan de comunicación corporativa
La estructura del plan de comunicación corporativa busca justificar, organizar y plantear detalladamente cada una de las acciones que se ejecutarán. Aunque no hay un formato invariable, seguro que incluye los siguientes elementos:
1. Información de la organización
Su misión, visión, valores y todos los elementos que sirven como punto de partida para el diseño y difusión de un mensaje coherente y confiable. Además de una explicación o introducción de la naturaleza del plan.
2. Análisis del contexto
El análisis de contexto permite tener un panorama completo del escenario actual de la empresa y hacia dónde se dirige. En este caso, una matriz DAFO es ideal porque identifica los factores externos (amenazas y oportunidades), y los factores internos (debilidades y fortalezas) que deben ser abordados en el plan comunicacional.
3. Objetivos
¿Qué se desea lograr con este Plan de Comunicación? Los objetivos deben ser precisos y realistas, pues marcan una ruta a seguir durante la ejecución de todo el plan. Pueden estar dirigidos a la optimización de la comunicación interna o externa, pero en cualquier caso es importante que se oriente a que el documento se convierta en un espacio de consulta cuando sea necesario.
4. Estrategias y acciones comunicacionales
Es la parte más densa del plan porque incluye cada una de las acciones que se ejecutarán con todos sus detalles, incluso los indicadores que se tendrán en cuenta para medir su éxito o fracaso.
Por ejemplo, la definición del tono del mensaje que se desea difundir, los canales que se utilizarán para ello, la producción de contenido, la creación de una imagen corporativa, y todas las pequeñas y grandes tácticas que contribuyen al logro de los objetivos iniciales.
5.Delegación de responsabilidades
¿Quién o quiénes serán los encargados de desarrollar cada tarea? En el plan debe quedar claro este punto. Se pueden delegar las responsabilidades a personas o equipos, puesto que es una manera de asegurar el cumplimiento de los objetivos.
6. Calendario de actividades
Con el calendario se establecen los plazos para el cumplimiento de las actividades y objetivos contemplados en el plan. No solo eso, también es una manera de organizar en qué orden se irán ejecutando cada una de las acciones e ir avanzando armoniosamente.
7. Recursos y presupuesto
Además, se debe incluir un informe detallado de la inversión requerida para llevar adelante el plan, esto incluye recursos económicos y de talento humano necesarios para llevar adelante el plan de la manera más efectiva posible.
Departamentos que deben intervenir en el plan de comunicación corporativa
Un plan de comunicación corporativa debe ser diseñado y ejecutado por el Departamento de Comunicación. Ahora bien, estamos hablando de un documento de gran valor para la empresa porque condensa numerosos elementos que contribuyen a construir y proyectar su identidad y filosofía de marca. Por lo tanto, el personal de otros departamentos también puede asumir un rol importante.
Por ejemplo, es usual que el CEO de la organización funja como vocero ante los medios de comunicación, también que el talento humano se involucre como protagonista del contenido relacionado con los procesos de producción.
Aspectos claves a la hora de hacer un plan de comunicación corporativa
Hay varios aspectos que no pueden faltar a la hora de hacer un plan de comunicación corporativa:
- Deben estar planteados de manera clara y coherente, de forma que sea entendible para toda la empresa. En muchos casos, deberás socializar con miembros de otros departamentos.
- Cada acción debe estar alineada con las demás. Ninguna puede ser pensada de forma aislada.
- La retroalimentación con todo el equipo permite enriquecerlo y hacerlo más flexible a la hora de que sea necesario implementar cambios.
Recuerda, se basa en el análisis profundo de las necesidades de la empresa, pero también de su audiencia y de cada uno de los actores que forma parte de ella.
La comunicación corporativa como parte fundamental de las empresas
Aunque para muchos la comunicación corporativa pueda parecer llana, la verdad es que es una labor minuciosa y constante que tiene un gran impacto en la imagen interior y exterior de la empresa. Cualquier descuido en esta área puede poner en peligro la integridad de las empresas y generar numerosas pérdidas.
La mejor estrategia es estar preparados con un plan de comunicación que te ayude a afrontar exitosamente cualquier escenario.
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